Privatlivspolitik

 

Balder Administration ApS er dataansvarlig for de oplysninger, vi indsamler om dig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Vi tager din databeskyttelse alvorligt, og vi har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger.

Kontaktoplysninger

Hvis du ønsker at kontakte os angående vores behandling af dine personoplysninger, kan du gøre det på:

Vesterbrogade 1E, 1620 København V

persondata@balder.dk

 

Behandling af personoplysninger

Personoplysninger er alle slags informationer, der i et eller andet omfang kan henføres til dig. Hvis du ikke ønsker, at vi behandler disse oplysninger, kan det blive problematisk at opretholde og imødekomme eventuelt indgåede aftaler og retlige forpligtelser.

Vi har som dataansvarlig truffet passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at forhindre, at dine oplysninger hændeligt eller ulovligt bliver slettet, offentliggjort, fortabt, forringet, kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen. Vi sikrer at behandlingen kun kan finde sted, når alle databeskyttelsesprincipper er opfyldt, jf. databeskyttelsesforordningens art. 5.

Når vi er databehandler behandler vi personoplysninger i overensstemmelse med den instruks og de retningslinjer, der fremgår af databehandleraftalen, som er indgået med den dataansvarlige.

Nedenfor kan du se, på hvilke grundlag vi behandler dine oplysninger, til hvilket formål og i hvor lang tid vi opbevarer dem.

Hjemmesidebesøgende

I forbindelse med at du besøger vores hjemmeside, vil vi behandle følgende personoplysninger om dig:

  • Ip adresser (ikke tilgængelige for balder)
  • Sprog
  • Køn
  • Alder
  • Demografi
  • Geografi
  • Interesser
  • Adfærd, nye og tilbagevende
  • Besøgstid

 

Vi indsamler personoplysninger om hjemmesidebesøgende med følgende formål:

  • Optimal administration af vores hjemmeside og brugeroplevelse.
  • Målretning af annoncer
  • At registrere oplysninger til brug for kontakt

 

Vi indsamler oplysningerne på følgende retsgrundlag:

  • Der er blevet givet samtykke via vores kontaktformular og cookiebanner, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6 stk. 1, litra a.
  • Virksomhedens legitime interesse, som er at kunne administrere vores hjemmeside, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6 stk. 1, litra f.

 

Vi opbevarer oplysningerne i det tidsrum lovgivningen tillader, og vi sletter dem, når de ikke længere er nødvendige. Perioden afhænger af karakteren af oplysningen og baggrunden for opbevaringen. Typisk vil personoplysninger vedr. hjemmesidebesøgende blive slettet efter en årlig revidering.
 

Potentielle lejere

For at du kan være potentiel lejer hos os, er det nødvendigt, at vi indsamler følgende personoplysninger om dig:

  • Navn, herunder for- og efternavn
  • E-mailadresse
  • Telefonnummer

 

Vi indsamler personoplysninger om potentielle lejere til følgende formål:

  • Muligt fremtidigt samarbejde eller købstransaktion
  • Administration af din relation til os

Vi indsamler disse oplysninger på følgende behandlingsgrundlag:

  • At kunne kontakte potentielle lejere vedrørende ledige lejemål.
  • Behandling sker på baggrund af opfyldelse af lejekontrakten jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1 litra b.

 

Vi opbevarer oplysningerne i det tidsrum lovgivningen tillader, og vi sletter dem, når de ikke længere er nødvendige. Perioden for opbevaringen afhænger af karakteren af oplysningen og formålet med behandlingen. Typisk vil oplysninger vedr. potentielle lejere blive slettet efter aftalens ophør, eller når korrespondancen anses for ikke at være relevant længere.

Oplysninger om potentielle kunder slettes 2 år efter sidste kontakt eller ved anmodning herom

 

Lejer

For at du kan være lejer hos os, er det nødvendigt, at vi indsamler følgende personoplysninger om dig:

  • Navn, herunder for- og efternavn
  • E-mailadresse
  • Telefonnummer
  • Adresse
  • RKI-oplysninger
  • CPR-nr

 

Vi indsamler personoplysninger om lejer til følgende formål:

  • Behandling af dit køb og levering af vores ydelse
  • Administration af din relation til os
  • Anvendelse af dørtelefonsystem

Vi indsamler disse oplysninger på følgende retsgrundlag:

  • Der er blevet givet samtykke via en samtykkeblanket, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1 litra a.
  • Behandling sker på baggrund af opfyldelse af lejekontrakten, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1 litra b.
  • Behandling sker på baggrund af en retlig forpligtelse, i lejeloven blandt andre, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1 litra c.
  • Vores legitime interesse, som er administration af lejeforholdet, nødvendiggør behandlingen af disse personoplysninger, og vi forsikrer, at imødekommelse af den legitime interesse ikke vil gå udover dine rettigheder, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1 litra f.

 

Vi opbevarer oplysningerne i det tidsrum lovgivningen tillader, og vi sletter dem, når de ikke længere er nødvendige. Perioden for opbevaringen afhænger af karakteren af oplysningen og formålet med behandlingen. Du har modtaget et oplysningsdokument i forbindelse underskrivelse af din lejekontrakt, hvor behandlingen af dine oplysninger er beskrevet nærmere.

  • Oplysninger om kunder slettes 5 år efter kunderelationens ophør

 

 

Hvis der offentliggøres udtalelser eller lignende, bruges hjemlen: Samtykke. 

 

Leverandører og samarbejdspartnere

For at være leverandør og samarbejdspartner hos os, er det nødvendigt, at vi indsamler følgende personoplysninger om dig:

  • Navne
  • Adresser
  • CVR-nr
  • Titler

 

Vi indsamler personoplysninger om leverandører og samarbejdspartnere til følgende formål:

  • Behandling af vores køb/ydelser
  • Administration af din relation til os

Vi indsamler disse oplysninger på følgende retsgrundlag:

  • Behandling sker på baggrund af opfyldelse af aftale jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1 litra b.
  • Behandling sker på baggrund af en retlig forpligtelse, i bogføringsloven, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1 litra c.
  • Vores legitime interesse, som er administrationen og varetagelsen nødvendiggør behandlingen af disse personoplysninger, og vi forsikrer, at imødekommelse af den legitime interesse ikke vil gå udover dine rettigheder, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1 litra f.

 

Vi opbevarer oplysningerne i det tidsrum lovgivningen tillader, og vi sletter dem, når de ikke længere er nødvendige. Perioden for opbevaringen afhænger af karakteren af oplysningen og formålet med behandlingen.

  • Oplysninger om leverandører slettes når garantien på købte produkter er udløbet eller aftale ophører

 

Rekruttering

Formålet med at indsamle personoplysninger om dig i rekrutteringsprocessen er at vurdere, om du er en kvalificeret kandidat til en ledig stilling hos os.

Personoplysninger, som fremkommer i rekrutteringsprocessen, er de oplysninger, som fremgår af din ansøgning, CV og andre medsendte dokumenter, der bliver registreret. Det er ikke nødvendigt, at du skriver CPR-nummer.

Din ansøgning med bilag bliver delt internt med relevant personale i rekrutteringsprocessen, men deles ikke med personer uden for virksomheden.

I relevante tilfælde anvender vi eksterne rekrutteringskonsulenter til at bistå os i processen, hvorfor dine oplysninger kan indsamles af dem på vores vegne, eller deles med dem

Hvis du bliver kaldt til jobsamtale, vil vi notere oplysninger og informationer til brug for det videre rekrutteringsforløb.

Vi behandler dine oplysninger på baggrund af vores legitime interesse jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1 litra f, som er at vurdere dine kvalifikationer og kompetencer i forhold til den opslåede stilling.

Ansøgning og bilag kan gemmes i op til 6 måneder efter rekrutteringsprocessen er afsluttet, hvorefter dine oplysninger vil blive slettet. Formålet med opbevaring efter endt rekrutteringsforløb er at sikre interesser i tilfælde af eventuelle indsigelser om diskrimination, forskelsbehandlinger o. lign. under rekrutteringsprocessen.

Ønsker vi at gemme din ansøgning med Bilag, med henblik på mulig fremtidig ansættelse, sker dette på baggrund af dit samtykke jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra a.

Uopfordrede ansøgninger

Ved uopfordrede ansøgninger behandler vi dine oplysninger på baggrund af vores legitime interesse jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f, som er at vurdere dine kvalifikationer og kompetencer i forhold til mulig fremtidig ansættelse.

Ved uopfordrede ansøgninger gemmes ansøgning og bilag maksimalt i 12 måneder, hvorefter det slettes. Ønsker vi at opbevare din ansøgninger i længere tid end dette, så sker dette på baggrund af et specifikt samtykke fra dig.

Dit samtykke er frivilligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at henvende dig til os ved brug af ovenstående kontaktoplysninger

Øvrige oplysninger om behandling             

 

Videoovervågning

Som led i sikkerhedsforanstaltningerne omkring vores fysiske rammer, er der videoovervågning på området. Vi vil til enhver tid sikre, at al brug af videoovervågning vil ske i overensstemmelse med tv-overvågningsloven.

I det tilfælde, hvor videoovervågning benyttes ved vej, gade, plads eller lignende områder, som benyttes til almindelig færdsel, vil vi registrere det i politiets register over tv-overvågningskameraer (POLCAM).

Alle optagelser gemmes i 30 dage, hvorefter de slettes.

Vi behandler personoplysningerne efter følgende lovlige grundlag:

  • Overvågningen sker på baggrund af virksomhedens legitime interesse som er at sikre arbejdspladsens fysiske sikkerhed og til kriminalitetsforbyggende formål. Vores interesse vurderes at være legitim, da overvågningen tjener som et aktivt og proportionelt led i disse formål. Det vurderes at den registreredes interesser og rettigheder ikke går forud for dataansvarliges legitime interesse, og behandlingen er nødvendig for at dataansvarlige kan forfølge sin legitime interesse., jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1 litra f.

 

Dataminimering

Vi behandler kun de oplysninger, der er nødvendige til at opfylde vores fastsatte formål. Derudover kan det være pålagt ved lov, at vi indsamler og opbevarer en række andre oplysninger om dig. Vi opbevarer kun personoplysninger så længe, det er nødvendigt eller pålagt ved lov. Personoplysninger slettes eller anonymiseres, når det ikke længere er nødvendigt for os at behandle dem.

Vi holder data ajour

Da vores service er afhængig af, at dine personoplysningerne er korrekte og opdaterede, beder vi dig oplyse os om relevante ændringer i dine personoplysninger. Du kan benytte kontaktoplysningerne ovenfor til at meddele os dine ændringer, så sørger vi for at opdatere dine personoplysninger. Hvis vi selv bliver opmærksomme på, at dine personoplysninger ikke er korrekte, opdaterer vi oplysningerne og giver dig meddelelse om dette.

Nyhedsbrev

Dit samtykke til at modtage vores nyhedsbrev er frivilligt, og du kan trække det tilbage ved at kontakte os når som helst. Brug kontaktoplysningerne ovenfor, hvis du ønsker yderligere oplysninger.

Videregivelse af oplysninger

Vi benytter en række tredjeparter til opbevaring og behandling af oplysningerne, herunder leverandører af it-løsninger og eksterne leverandører mv. Disse behandler udelukkende oplysninger på vores vegne og må ikke anvende dem til deres egne formål. I relevante tilfælde videregives personoplysninger til banker, inkasso, revisorer etc.

 

Vi anvender databehandlere/leverandører til behandling af personoplysninger. Vi prioriterer leverandører fra EU, samt fra tredjelande, som EU Kommissionen har godkendt ift. beskyttelsesniveauet omkring personoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningen art. 45. 

 

Videregivelse af oplysninger til usikre tredjelande 

Vi anvender desuden nogle databehandlere/leverandører i usikre tredjelande. Når tredjelandenes lovgivning ikke tilbyder den samme sikkerhed, som EU gør, har vi skærpede forpligtelser i beskyttelsen af dine data.  

  • Personoplysninger vi indsamler og behandler i forbindelse med rekruttering, markedsføring mv. bliver overført til Facebook, Instagram og LinkedIn beliggende i USA. Vi har sikret os, at der er et lovligt grundlag for overførslen i form af indgåede SCCer, jf. art. 46, stk. 2, litra, og at oplysningerne bliver behandlet under tilstrækkelige sikkerhedsforanstaltninger. 
  • Personoplysninger vi indsamler og behandler i forbindelse med anvendelse af virksomhedens systemer såsom Outlook, Office 365 mv. bliver overført til Microsoft også beliggende i USA. Vi har sikret os, at der er et lovligt grundlag for overførslen i form af indgåede SCCer, jf. art. 46, stk. 2, litra c, og at oplysningerne bliver behandlet under tilstrækkelige sikkerhedsforanstaltninger.
  • Personoplysninger vi indsamler og behandler i forbindelse med marketing samt cookies bliver overført til Google, USA. Vi har sikret os, at der er et lovligt grundlag for overførslen i form af indgåede SCCer art. 46, stk. 2, litra c, og at oplysningerne bliver behandlet under tilstrækkelige sikkerhedsforanstaltninger.
  • Personoplysninger vi indsamler og behandler i forbindelse med udsendelse af nyhedsbrev. bliver overført til Mailchimp (The Rocket Science Group) også beliggende i USA. Vi har sikret os, at der er et lovligt grundlag for overførslen i form af indgåede SCCer, jf. art. 46, stk. 2, litra c, og at oplysningerne bliver behandlet under tilstrækkelige sikkerhedsforanstaltninger.

Hvis du vil vide mere om de overførselsgrundlag, som berører dig, kan du kontakte os på 

persondata@balder.dk, +45 88 13 61 51

 

Fælles dataansvar (Ved brug af sociale medier)

Vi bruger følgende sociale medier Facebook, Instagram og Linkedin som er kategoriseret som fælles dataansvarlige. Fælles dataansvar betyder, at begge parter er ansvarlige for formålet med og behandlingen af personoplysninger.
 

Dine rettigheder

Du kan ved henvendelse til kontaktoplysningerne øverst på siden:

  • opnå indsigt i din personoplysninger
  • få berigtiget dine registrerede personoplysninger
  • få slettet personoplysninger om dig selv
  • få udleveret dine personoplysninger (dataportabilitet) mhp. at overflytte til en anden dataansvarlig
  • gøre indsigelse mod behandlingen
  • få begrænset behandlingen af dine personoplysninger.

 

Når du henvender dig med en anmodning om at gøre brug af ovenstående rettigheder, vil vi svare dig indenfor en måned. Hvis vi ikke kan imødekomme din anmodning, får du en begrundelse for det.

 

For at gøre brug af dine rettigheder, eller hvis du har spørgsmål til ovenstående, kan du henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst på siden. 

 

Hvis du efterfølgende er utilfreds med måden, hvorpå vi behandler dine oplysninger, har du ret til at indgive en klage til Datatilsynet.