Persondatapolitik

 

Denne politik om behandling af personoplysninger ("Persondatapolitik") beskriver, hvorledes Balder Danmark A/S, datterselskab af Fastighets AB Balder, (samlet "Balder", "os", "vores", "vi") indsamler og behandler oplysninger om dig. 

Persondatapolitikken gælder for personoplysninger, som du afgiver til os i forbindelse med en interessetilkendegivelse, fremvisning samt udlejning af et lejemål, via en jobansøgning eller som vi indsamler via Balders hjemmeside, www.balder.dk 

Balder Danmark A/S er dataansvarlig for dine personoplysninger. Alle persondata håndteres i overensstemmelse med gældende databeskyttelsesbestemmelser. Personoplysninger er al information, der direkte eller indirekte kan identificere en levende, fysisk person. Balder gør sig umage for at beskytte dine data, og vores mål er at sikre, at dine personlige oplysninger behandles korrekt. Al henvendelse til Balder kan ske via kontaktoplysningerne anført under pkt. 5.

 

1. For dig som er lejer eller potentiel lejer


1.1 Hvilke oplysninger indsamler vi om dig i forbindelse med fremvisning og/eller udlejning? 

Balder behandler; herunder indsamler og registrerer personoplysninger med det formål: 

  • at kunne kontakte potentielle lejere vedrørende ledige lejemål. 

  • at kunne indhente alle de oplysninger, der anses for nødvendige for at kunne vurdere og undersøge potentielle lejeres ansøgning om at blive lejer hos Balder. 

  • at kunne administrere konkrete lejeaftaler. 

Personoplysninger omfatter enhver form for information, som kan anvendes til at identificere en person herunder men ikke begrænset til; fornavn, efternavn, personnummer, adresse, e-mailadresse eller andre kontaktoplysninger. Derudover kreditovervåger Balder alle lejere i RKI registret.

Balder indsamler og behandler kun de personoplysninger, der er nødvendige af hensyn til indgåelse og/eller opfyldelse af en aftale, som du er part i. Herunder men ikke begrænset til: fremvisning, udlejning og administrering ejendomme og andre tilknyttede ydelser til dig som lejer. Det er nødvendigt at kunne indhente disse oplysninger om vores lejere for at kunne forvalte lejekontrakter. Såfremt der ikke kan indhentes samtykke til at oplyse ovenstående data, kan Balder ikke fuldføre lejeprocessen og er derfor nødt til at afvise potentielle lejere.

1.2 Hvordan beskytter vi dine informationer? 

Dine personlige oplysninger opbevares på sikrede netværk og kan kun tilgås af en begrænset mængde medarbejdere med rettigheder til denne type information. Disse er desuden underlagt vores interne persondatapolitik, der sikrer dine rettigheder og sikrer overholdelse af gældende lovgivning på området. Blandt alle forretningspartnere og leverandører, der behandler personoplysninger, er der udarbejdet en databehandleraftale.

1.3 Hvor længe gemmer vi dine informationer?

Balder Danmark A/S foretager alle rimelige foranstaltninger for at sikre, at dine personoplysninger behandles og gemmes sikkert. Dine personoplysninger gemmes aldrig længere, end hvad der er tilladt jævnfør gældende lovgivning eller for at opnå de formål angivet i persondatapolitikken. Dine personoplysninger behandles af os under følgende tidsperioder. Derefter slettes personoplysningerne.

For at Balder Danmark A/S skal kunne tilbyde, gennemføre og forbedre sine tjenester til samtlige kunder er det nødvendigt for os også at behandle personoplysninger i andre tilfælde eksempelvis ved at analysere interessehistorik, inddele kunder i segmenter for at udføre analyser på et aggregeret niveau samt statistiske formål.

Hvis du har anmeldt interesse på en lejlighed, gemmes dine personoplysninger op til tre år efter anmeldelsen.

Balder, vil vi opbevare dine personoplysninger af hensyn til opfyldelsen af lejeforholdet og den lejekontrakt, vi har indgået med dig, så længe lejeforholdet er i kraft og i op til 3 år fra lejeforholdets ophør. Betalings- og faktureringsoplysninger, da bogføringsreglerne indebærer, at knyttet til en betaling skal opbevares i 5 år + løbende kalenderår efter det relevante regnskabsårs afslutning.

Når Balder Danmark A/S ikke længere har grund til at håndtere dine personoplysninger, eller hvis du tilbagekalder dit samtykke, vil dine personoplysninger blive slettet.

2. For dig som søger job hos Balder


2.1 Hvilke oplysninger indsamler vi om dig i forbindelse med jobansøgning?

  • For- og efternavn, fødselsdag samt kontaktoplysninger, herunder men ikke begrænset til email-adresse og telefonnummer

  • Kompetencer og tidligere erfaring via dit CV eller ansøgning samt de kvalifikationer og erfaring du registrerer

  • LinkedIn-profil, hvis du sender din ansøgning via denne platform

  • Testresultater, såfremt dette er en del af din rekrutteringsproces

  • Billede, hvis du har uploadet dette eller såfremt vi i den sidste fase af din rekrutteringsproces fotograferer dig.

  • Andre personlige data, som du vælger at dele i dit CV eller eventuelt andre uploadede dokumenter, du har delt med os.*

*Vi fraråder at udlevere følsomme personlige oplysninger som etnisk oprindelse, politiske synspunkter, religiøs eller filosofisk overbevisning, medlemskab af en fagforening, information om sundhed og/eller information om kønsidentitet. Vi forbeholder os derfor ret til at slette alle følsomme data som beskrevet ovenfor samt personlige oplysninger vedrørende andre end dig.

2.2 Hvorfor og hvordan bruger vi disse oplysninger? 

Hvis du vil ansøge om et job hos Balder, bliver dine personlige oplysninger registreret og behandlet af os. Dine oplysninger vil blive registreret i Rekry, der er vores rekrutteringstjeneste. Det er muligt at ansøge om en ledig stilling, søge uopfordret og/eller ansøge om praktikophold. Registreringen finder sted for at kunne håndtere den nuværende rekruttering og til at bruge dataene til en potentiel fremtidig ansættelse. Vi behandler kun information, der er nødvendig i forbindelse med ansættelse, såsom kontaktoplysninger og data for at vurdere ansøgerens kvalifikationer og karrieremuligheder. Dette inkluderer at nogle data kan blive gemt. Vi beder derfor om, at du læser denne tekst omhyggeligt. Ved at indsende din ansøgning til os, angiver du, at du forstår og accepterer vilkårene. Registrering af dine personoplysninger hos Fastighets AB Balder er valgfri og gratis for dig som ansøger.

2.3 Samtykke til registrering af data 

Vi gør opmærksom på, at du ved at indsende din ansøgning accepterer en sådan registrering samt accepterer at Balder modtager dine personoplysninger, der uploades i rekrutteringstjenesten. Du accepterer også, at Balder gemmer, bruger og muligvis deler dine personoplysninger for at behandle din ansøgning samt kontakte dig eller dine referencer i tilfælde, hvor det er nødvendigt med henblik på behandlingen. Dataene behandles ikke til andet end det angivne formål. Persondata lagres ikke længere end det er nødvendigt med henblik på behandlingen (se pkt. 2.5).

2.4 Med hvem deler vi oplysningerne? 

Vi forpligter os til ikke at videregive dine personlige oplysninger til uautoriserede personer eller trejde parter. Dog viderebringes personoplysningerne til relevante databehandlere, hvis det er nødvendigt med henblik på behandling af personoplysninger. Rekrutteringsselskabet We Select fungerer for eksempel som databehandler, når de hjælper os med at indsamle oplysninger via Rekrys rekrutteringstjeneste.

Dine personoplysninger kan også videregives, når det kræves i henhold til loven, som f.eks. i henhold til diskriminationsloven eller databeskyttelsesforordningen (GDPR). Vi kan være nødt til at videregive oplysninger, som myndighederne anmoder om at få indblik i.

2.5 Hvornår sletter vi oplysningerne? 

Hvis du kontakter os og ønsker at få dine oplysninger slettet, gør vi naturligvis dette, medmindre vi er lovligt forpligtet til at beholde oplysningerne. En sådan undtagelse er f.eks. hvis du har ansøgt om et job hos Fastighets AB Balder, da skal vi gemme dine ansøgningsdokumenter i 24 måneder efter, at ansættelsesprocessen er afsluttet med henvisning til diskriminationsloven. Derfor vil vi slette dine oplysninger efter 24 måneder efter afslutningen af rekrutteringsprocessen, når du har ansøgt om et job. Dette gælder også for uopfordrede ansøgninger. Se dine øvrige rettigheder unde pkt. 4.

3. For dig som besøger Balder.dk 


Når du besøger vores hjemmeside, indsamler vi automatisk oplysninger om dig og din brug af denne. Disse oplysninger er indsamlet via cookies eller pixel tags, der begge er en lille datafil, som bliver gemt på din computer, tablet eller mobiltelefon.

Vi bruger følgende tredjepartscookies:

  • Google: Google Analytics bruges til at samle data om, hvordan balder.dk bruges, f.eks. hvilke sider der besøges, hvilken type browser og version du bruger, operativsystem og platform, din IP-adresse mv. Formålet er, at optimere brugeroplevelsen og forbedre Balder.dk. Privatlivsvilkårene for Google Analytics accepteres ved besøg på Balder.dk og kan findes her: www.google.com/privacy. Hvis du ønsker at forhindre, at data om dig bliver sendt til Google Analytics fra de websites, som du besøger, så kan du hente et browser add-on her: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

  • Facebook: Marketing pixel bruges til at spore besøgende på tværs af websites. Hensigten er at vise annoncer, der er relevante og engagerende for den enkelte bruger, og dermed mere værdifulde for Balder som annoncør.

3.1 Sletning af cookies

Du har altid mulighed for at slette cookies ved at ændre indstillingerne i din browser. Fremgangsmåden afhænger af hvilken browser du anvender. Du kan finde de mest almindelige herunder:

Har du valgt denne indstilling, vil der ikke længere blive gemt cookies fra balder.dk eller andre hjemmesider i din browser. Til gengæld vil du muligvis opleve, at visse funktioner og services ikke længere virker optimalt, f.eks. ved ikke at kunne huske tidligere gemte valg.

Du kan også ændre dine indstillinger, så du får en advarsel, hver gang en hjemmeside forsøger at placere en cookie. Herefter kan du selv bestemme, om du vil acceptere den enkelte cookie eller ej. For mere information om, hvordan du administrerer dette, besøg http://www.aboutcookies.org.

4. Dine rettigheder


Du har visse rettigheder i forhold til de personoplysninger, som vi har om dig. Ønsker du at gøre brug af dine rettigheder nedenfor, kan du se Balders kontaktoplysninger i pkt. 7. Du vil blive bedt om at dokumentere, at du er den, du udgiver dig for at være. Det kan derfor være nødvendigt, at du møder fysisk op på et af vores kontorer med gyldigt billed-ID for at bekræfte din identitet.

  • Retten til indsigt: Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, vi har registreret om dig. Dette betyder, at du som udgangspunkt kan få udleveret en kopi af de dokumenter, som indeholder personoplysninger.

  • Retten til berigtigelse: Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet, såfremt du bliver opmærksom på fejl. Såfremt Balder finder din anmodning berettiget, vil vi bestræbe os på, at rette oplysningerne hurtigst muligt.

  • Retten til at blive glemt: I særlige tilfælde har du ret til at få dine personoplysninger slettet førend vores sædvanlige sletningsprocedure indtræffer. Såfremt en fortsat behandling af dine oplysninger er nødvendig, f.eks. for at vi kan overholde vores retlige forpligtelser, eller for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, er vi ikke forpligtede til at slette dine personoplysninger.

  • Retten til begrænsning af behandling: Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset, så de kun består af opbevaring. I dette tilfælde må vi fremover kun behandle oplysningerne med dit samtykke, eller med henblik på at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

  • Retten til at transmittere dataportabilitet: Du har i visse tilfælde ret til at få personoplysninger udleveret i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbar format og har ret til at overføre disse oplysninger til en anden dataansvarlig.

5. Kontaktoplysninger på den dataansvarlige


Har du spørgsmål til Balders behandling af personoplysninger, er du velkommen til at rette henvendelse til:

Balder Danmark A/S
Vesterbrogade 1 E, 5 sal
1620 København V
Mail: persondata@balder.dk

6. Klage til Datatilsynet


Du har mulighed for at klage over behandlingen af oplysninger og data vedrørende dig. Du kan finde Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk

7. Revidering af politiken


Vi forbeholder os retten til løbende at foretage ændringer og revidere processerne for vores persondatapolitik. Du kan se datoen for seneste ændring nederst på denne side. Ved væsentlige ændringer vil du som lejer modtage meddelelse herom. 

Sidst ændret: februar 2019.